Alloggiati Web: come funziona

TL;DR — Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, sei obbligato per legge (art. 109 TULPS) a comunicare alla Polizia di Stato i dati di ogni ospite entro 24 ore dall’arrivo. Lo strumento ufficiale è il portale Alloggiati Web. Sicily Experience compila e invia automaticamente la schedina dalla foto del documento dell’ospite, in 30 secondi, senza che tu apra il portale.

Cos’è Alloggiati Web e perché è obbligatorio

Alloggiati Web è il portale ufficiale della Polizia di Stato che permette ai gestori di strutture ricettive di adempiere all’obbligo previsto dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS, R.D. 773/1931) e dal D.M. 7 gennaio 2013 del Ministero dell’Interno.

L’obbligo prevede che ogni gestore comunichi alla Questura competente, entro 24 ore dall’arrivo di ogni ospite, i dati anagrafici e del documento d’identità. Lo scopo è:

1. Pubblica sicurezza (controllo identità, antiterrorismo, indagini su persone ricercate)
2. Lotta al sommerso turistico
3. Controllo flussi stranieri sul territorio nazionale

L’inadempimento costituisce violazione amministrativa (art. 17 TULPS) con sanzioni che partono da €206 e arrivano a €1.549 per ogni violazione (cioè per ogni ospite non comunicato entro 24h). Nei casi più gravi può configurarsi reato penale (omessa comunicazione informazioni di pubblica sicurezza, art. 17 TULPS comma 3).

Chi deve iscriversi

L’obbligo Alloggiati Web si applica a tutti i gestori di strutture ricettive, senza eccezioni:

• Alberghi classificati (1-5 stelle)
• B&B con o senza partita IVA
• Affittacamere, case vacanze, case per ferie
• Agriturismi (per la parte ospiti)
• Locazioni turistiche brevi (anche occasionali, contratti < 30gg)
• Rifugi montani, ostelli della gioventù
• Campeggi, villaggi turistici
• Residenze d’epoca, dimore storiche

L’iscrizione si fa una volta per struttura e si rinnova annualmente come anche le credenziali (vedi sezione “WSKey”).

Come iscriversi: passo-passo

Step 1 — Domanda alla Questura della propria provincia

Devi presentare alla Questura competente una domanda formale che includa:

• Modulo richiesta credenziali Alloggiati Web (modulo specifico per Questura, scaricabile dal sito Questura locale o al portale alloggiatiweb.poliziadistato.it)
• Copia documento identità del gestore/legale rappresentante
• Visura camerale se imprenditoriale (B&B con P.IVA, hotel, ecc.) o codice fiscale + autocertificazione SCIA se privato/occasionale
• Estremi della SCIA (Segnalazione Certificata Inizio Attività) presentata al SUAP del Comune
• CIN se già rilasciato (post 2 novembre 2024 obbligatorio, vedi CIN obbligatorio Italia 2026)
• Indirizzo PEC valido

La domanda si presenta di persona allo sportello dell’Ufficio Stranieri o Divisione Polizia Amministrativa Sociale e dell’Immigrazione (PASI) della Questura, oppure via PEC con firma digitale.

Step 2 — Tempi di rilascio credenziali

Dopo il deposito della domanda, la Questura verifica la documentazione e rilascia:

• Username (di solito il codice fiscale/P.IVA del gestore o un alias assegnato dalla Questura)
• Password iniziale (da cambiare al primo accesso)
• WSKey (chiave WebService, vedi sezione dedicata)

I tempi medi sono 15-30 giorni lavorativi, ma in alcune Questure più piccole o efficienti anche 3-7 giorni. Le grandi Questure (Roma, Milano, Napoli, Palermo) hanno code più lunghe.

Step 3 — Primo accesso e cambio password

Vai su alloggiatiweb.poliziadistato.it, inserisci username e password ricevuti, e al primo login il sistema obbliga a cambiare la password con una nuova (criteri: minimo 8 caratteri, maiuscole, minuscole, numeri, simboli).

Annota la nuova password in luogo sicuro. Se la perdi devi rifare la procedura allo sportello Questura.

Cos’è la WSKey e perché è critica

La WSKey (WebService Key) è una stringa alfanumerica di 16 caratteri che serve a integrare software gestionali esterni con Alloggiati Web via WebService SOAP. Senza WSKey puoi solo compilare manualmente la schedina dal portale web.

Esempio formato: XK7M2F9PQR8L4VNS

La WSKey:

• È diversa dalla password del portale web
• Scade ogni anno (validità rolling 12 mesi)
• Si può rigenerare dal portale → sezione “Gestione utente” → “Genera nuova WSKey”
• Va inserita nel software gestionale (Sicily Experience la chiede una volta in setup integrazione)

Sicily Experience verifica automaticamente la WSKey alla configurazione, ti avvisa 30 giorni prima della scadenza, e ti permette di rigenerarla con guida visuale step-by-step.

Compilazione della schedina alloggiati

La schedina contiene dati anagrafici dell’ospite e dati del documento d’identità. Il formato di trasmissione è un file di testo a lunghezza fissa ASCII (non JSON, non XML), con tracciato definito dal D.M. 7/1/2013.

Campi obbligatori per ogni ospite

Una schedina compilata male = scarto e possibile multa.

Le 3 modalità di trasmissione

Alloggiati Web supporta 3 modi di inviare le schedine:

1. Inserimento manuale dal portale web — un ospite per volta. Per chi gestisce 1-2 strutture con 1-2 ospiti al giorno è gestibile (ma estenuante).
2. Caricamento file unico — file .txt con N schedine concatenate. Indicato per chi prepara batch settimanale (sconsigliato dalla Polizia: la legge prevede 24h da arrivo, non settimana).
3. WebService SOAP — chiamata API automatica dal gestionale. Modalità che usa Sicily Experience: appena ospite completa il check-in digitale, inviamo automaticamente la schedina.

Errori comuni e come evitarli

Errore #1 — Caratteri speciali nei nomi

Il tracciato fisso ASCII NON ammette caratteri accentati (è, à, ò), apostrofi (O'Brien), trattini (O-Brien), umlaut (Müller), tilde (Núñez), né cirillico/arabo/cinese.

Soluzione: trasliterare. Müller → MULLER. O'Brien → OBRIEN. Núñez → NUNEZ. Sicily Experience fa la traslitterazione automaticamente in fase OCR.

Errore #2 — Codice Belfiore Stato di nascita errato

Il codice Belfiore (4 caratteri tipo Z131, Z112, Z602) identifica ogni stato del mondo. Errore comune: scrivere “Italia” invece di Z000 (Italia è codice diverso, è Z131? No, gli italiani nati in Italia hanno il codice del comune di nascita italiano, non Z000). Chi nasce all’estero ha un codice Belfiore (es. Z112 Germania, Z602 Tunisia).

Soluzione: lookup automatico via tabella codici Belfiore (Sicily Experience la include nativa).

Errore #3 — Tipo documento sbagliato

Confusione frequente tra IDENT (carta identità cartacea) e IDETC (carta identità elettronica CIE). La Questura accetta entrambi ma vanno usati i codici corretti.

Errore #4 — Data arrivo sbagliata

Il formato richiesto è DDMMAAAA (es. 27042026 per 27 aprile 2026). Errore frequente: 27/04/2026 con slash, oppure 2026-04-27 formato ISO.

Errore #5 — Numero documento con spazi

AB1234567 ✓ va bene AB 12 345 67 ✗ scartato

Errore #6 — Schedina inviata oltre le 24h

La 24h decorrono dall’arrivo effettivo dell’ospite (check-in fisico nella struttura), non da quando il gestore “ha tempo di scriverla”. Se ospite arriva venerdì alle 22 e tu invii la schedina lunedì mattina = violazione.

Soluzione: Sicily Experience invia in automatico nel momento in cui l’ospite completa il check-in digitale (anche se è alle 23:30). Se l’ospite fa check-in pre-arrivo (es. 1 settimana prima), Sicily Experience schedula l’invio per la data di arrivo.

Errore #7 — Doppio invio per lo stesso ospite

Se hai inviato schedina per un ospite e poi rifai l’invio per errore (es. retry manuale), Alloggiati Web restituisce errore di “duplicato”. Sicily Experience ha idempotency UNIQUE sull’ID ospite + data arrivo, quindi non genera mai duplicati neanche su retry rete.

Errore #8 — Cambio ospiti in corso di soggiorno (gruppi)

Caso reale: gruppo di 4 amici, 2 partono dopo 3 giorni e arrivano altri 2. Le schedine vanno fatte separatamente per ogni cambio, non aggregate. La schedina del primo gruppo si chiude alla data di partenza, e si crea una nuova schedina per i nuovi arrivati.

Sanzioni e cosa rischi

Le sanzioni sono per ospite, non per “soggiorno”. Se hai gruppo di 5 ospiti e non comunichi nessuno = potenzialmente €206 × 5 = €1.030 minimo, fino a €1.549 × 5 = €7.745 massimo.

I controlli sono a campione ma in aumento dal 2024 con l’integrazione CIN ↔ Alloggiati Web: se un ospite paga online tramite tassa di soggiorno PayTourist e tu non hai inviato la schedina, l’algoritmo della Questura segnala discrepanza.

Sicily Experience: come automatizziamo tutto

Sicily Experience integra Alloggiati Web nativamente via WebService SOAP. Workflow:

1. Setup una tantum (5 minuti) — inserisci credenziali Alloggiati nella scheda struttura. Sicily Experience verifica connessione, scarica codici Belfiore, traslitterazione automatica.
2. Ospite fa check-in digitale — apre il QR alla porta o link via email/WhatsApp, scansiona documento con foto, OCR compila campi, conferma consensi GDPR.
3. Sicily Experience invia automaticamente la schedina entro 30 secondi tramite WebService Alloggiati Web. Audit log immutabile registra l’invio per future verifiche.
4. Se errore (es. codice Belfiore non trovato per cittadinanza esotica), notifica push a host con suggerimento correzione + retry manuale 1-click.

Per i comuni convenzionati con PayTourist (Catania, Palermo, Cefalù, Siracusa e altri 70+ comuni siciliani), Sicily Experience invia tutto tramite PayTourist (che a sua volta inoltra a Polizia + ISTAT + Tassa Soggiorno con un’unica chiamata). Vedi articolo PayTourist come funziona.

FAQ Alloggiati Web

La WSKey è la stessa per tutte le mie strutture?

No. Ogni struttura ha la propria WSKey dedicata. Se gestisci 3 B&B in 3 città, hai 3 WSKey diverse, una per Questura competente.

Posso usare Alloggiati Web da app mobile?

Il portale web non ha app mobile dedicata e l’esperienza da smartphone è pessima. Si compila molto meglio dal gestionale (Sicily Experience ha UI mobile-first).

Cosa succede se la WSKey scade?

Smetti di poter inviare schedine. Vai sul portale, sezione “Gestione utente” → “Genera nuova WSKey”, la copia-incolli nel gestionale. Sicily Experience ti avvisa 30/14/7 giorni prima della scadenza con email + push.

Per ospiti minorenni serve anche schedina?

Sì. Anche neonati. Codice tipo alloggiato 17 (familiare) e dati come da documento d’identità (la maggior parte dei minori italiani ha già la carta d’identità).

Per ospiti con documento scaduto cosa fare?

Comunichi comunque con il documento scaduto (riportando data scadenza superata) e chiedi all’ospite di esibire un altro documento valido per i tuoi archivi (es. patente). La schedina si fa con il documento esibito; la Questura valuta se è caso di segnalazione.

Devo conservare le schedine in archivio?

Sì. Art. 109 TULPS prevede conservazione almeno 5 anni in caso di richieste di pubblica sicurezza. Sicily Experience conserva l’audit immutabile per 5 anni minimo, accessibile dalla dashboard host.

Sicily Experience funziona se il mio comune è convenzionato PayTourist?

Sì. Sicily Experience supporta entrambe le modalità (PayTourist per comuni convenzionati, Alloggiati Web SOAP diretto per comuni non convenzionati) con switch automatico in base al comune. Tu non te ne accorgi, sotto al cofano funziona.

Costi annuali?

Alloggiati Web in sé è gratuito (no canone Polizia di Stato). Costi indiretti:

• Tempo gestione manuale (30 minuti / sera × 30 sere = 15h/mese al minimo per 1 struttura)
• Software gestionale per automazione (Sicily Experience €29/mese Pro, alternativa nostra)
• WSKey rinnovo annuale: gratuito

Risorse ufficiali

• Portale Alloggiati Web Polizia di Stato
• Manuale operativo aggiornato (PDF)
• D.M. 7/1/2013 — Disposizioni tecniche tracciato schedina
• TULPS art. 109 testo coordinato

Ultimo aggiornamento: 27 aprile 2026. Per segnalazioni o aggiornamenti normativi: info@sicilyexperience.it.

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